Makala hutoa ufafanuzi wa dhana kama vile hati zinazoingia na zinazotoka, mtiririko wa hati na muundo wake, mtiririko wa hati, hali na mzunguko wake, uhifadhi wa ndani na nje. Njia za kuangazia taarifa muhimu na uhifadhi wake katika matukio ya sasa na kumbukumbu wakati wa kazi ya ofisi zimetolewa.
Aina za mtiririko wa hati
Katika enzi hii ya habari, haiwezekani kufikiria utendakazi wa muundo wowote wa uzalishaji, matumizi, udhibiti au usambazaji bila hati. Kufanya kazi na hati katika karatasi ya habari ya leo na boom ya elektroniki inazidi kuwa ngumu. Wabebaji wa habari wanabadilika, watu wanaoichakata wanabadilika, uwanja wa kisheria wa kutumia habari unabadilika. Dhana na muundo wa mtiririko wa hati pia unaweza kubadilika.
Hati kama sehemu ya mtiririko wa hati
Hati ni taarifa iliyorekodiwa katika muundo wa kitu chochote muhimu. Hati inaweza kuwa picha, video, rekodi ya sauti, bila kutajavyombo vya habari vya karatasi na faili. Lakini hati inakuwa hati tu ikiwa ina idadi ya mahitaji muhimu. Mahitaji haya yanaitwa maelezo na ni vipengele vya lazima vilivyoanzishwa na sheria au kanuni kwa aina fulani za nyaraka. Kwa usajili wa nyaraka za shirika na utawala, kwa mfano, kuna GOST R 7.0.97-2016. Mojawapo ya maelezo muhimu zaidi ni tarehe ya hati (wakati fulani hata wakati).
Mtiririko wa hati ni nini
Mtiririko wa hati ni uhamishaji wa hati kati ya sehemu za kuunda habari, sehemu za kuchakata taarifa, sehemu za kuhifadhi taarifa na watumiaji wa moja kwa moja wa taarifa. Mitiririko ya hati ni tofauti sana katika aina ya hati na yaliyomo, hali na mzunguko, mbinu za uhamishaji, n.k.
Hati hutiririka katika shirika (ikimaanisha biashara pia) zimegawanywa kwa mwelekeo kuwa zinazoingia na zinazotoka. Kila aina ya mtiririko lazima itenganishwe kutoka kwa nyingine ili kuzuia makosa na mkanganyiko katika kufanya kazi na hati.
Mtiririko wa hati zinazoingia hujumuisha hati zinazokuja kwa shirika kwa barua, barua pepe, zinazoletwa kimakusudi (na wasafirishaji). Nyaraka kwenye mlango lazima zipangwa, zisizohitajika - kuondolewa kwenye takataka. Hati zinazohitajika au zinazowezekana zinapaswa kurekodiwa katika majarida (karatasi au elektroniki) inayoonyesha tarehe ya kupokea, jina la hati na maelezo yake (tarehe ya hati, jina la mtumaji, nk), kitengo cha shirika ambacho hati ilitumwa.
Mtiririko wa hati unaotoka unajumuisha hati zilizoundwa nailiyotolewa au kusindika na shirika. Nyaraka zote zinazotoka lazima zipewe nambari ya serial, zinaangaliwa kwa uwepo wa maelezo muhimu na usahihi wao, lazima zirekodiwe kwenye majarida yanayoonyesha tarehe (kama sheria, hii ndio tarehe ambayo hati ilisainiwa), nambari inayotoka na msimbo wa idara iliyotayarisha hati.
Ikiwa haiwezekani kushughulikia mtiririko wa hati mara moja (ongezeko lake kubwa), ni muhimu kuongeza idadi ya wafanyikazi wanaoshughulikia hati ili kuepusha makosa na ucheleweshaji, ambao mara nyingi hugharimu sana shirika.
Aina za mtiririko wa hati zinaweza kuwa tofauti sana, yote inategemea aina ya shughuli ya shirika na mbinu za kazi yake.
Kwa mashirika na biashara kubwa, mtiririko wa hati ulioundwa ipasavyo ni muhimu sawa na mtiririko wa nyenzo au bidhaa. Kwa mtiririko mkubwa wa hati, hata michakato ya kiteknolojia ya hali halisi hutengenezwa na kutumika.
Dhana ya hati ya nje na ya ndani inatiririka
Mbali na maelezo yanayoingia na kutoka katika shirika, ya ndani, n.k. habari iliyoundwa na kutumika tu ndani ya shirika lenyewe. Habari hii inaweza kuwa na kiwango fulani cha usiri na isipatikane hadharani hata ndani ya idara hiyo hiyo. Kubadilishana kwa barua kati ya idara za shirika moja kawaida haikubaliki. Kwa mawasiliano ya maandishi, kinachojulikana maelezo ya huduma (ripoti, maelezo ya maelezo, vyeti) iliyosainiwa na wakuu wa idara hutumiwa. Mbali na memos katikamashirika yanaendesha maagizo, maagizo, vyeti, nyaraka za kiufundi na nyaraka zingine.
Mtiririko wa hati ya ndani kwa sababu hizi lazima udhibitiwe kwa uwazi ili taarifa za siri zisianguke mahali pa umma, hata kwa njia ya dondoo au sehemu. Kwa hiyo, habari za ndani hazikusudiwa kwenda zaidi ya shirika, na wakati mwingine zaidi ya mipaka ya kitengo kimoja. Katika kesi hii, habari kama hiyo huhamishwa kutoka idara hadi idara tu kwa idhini ya mkuu wa idara na lazima irekodiwe wakati wa kupitisha (hata kwenye kumbukumbu ya shirika) katika majarida maalum yanayoonyesha mpokeaji na kuthibitisha mamlaka yake ya kupokea (ruhusa ya kufanya kazi na hati).
Vigezo vya mtiririko wa hati
Mtiririko wa hati ni mfumo changamano unaobainishwa na vigezo vifuatavyo:
- maudhui (au hufanya kazi gani);
- muundo;
- hali na mzunguko;
- mwelekeo;
- kiasi;
- nyingine.
Maudhui au utendakazi
Kigezo hiki cha mtiririko wa hati ni orodha ya hati zinazotumiwa na shirika na muundo wa maelezo yaliyo katika hati hizi. Thamani hii ni ya mara kwa mara kwa idadi ndogo ya mashirika ambayo shughuli zao ni maalum sana na zisizobadilika kwa wakati (kawaida hizi ni mahakama, kumbukumbu, rejista, na mashirika mengine yasiyo ya uzalishaji). Kwa mashirika mengi, haswa ya uzalishaji, mtiririko wa hati ni thamani isiyobadilika ambayo hubadilikakulingana na mabadiliko mbalimbali: aina ya shughuli, washirika, teknolojia, nyenzo, sheria na mahitaji mengine ya kubadilisha uzalishaji na mabadiliko ya muda.
Muundo wa mtiririko wa hati
Dhana na muundo wa mtiririko wa kazi unaweza kuelezewa na vipengele ambavyo uainishaji wa hati na indexing yao hutolewa, mfumo mzima wa mwelekeo huundwa katika vifaa vya kumbukumbu vya hati za shirika. Kwa kawaida, muundo kama huu unalingana na aina na madhumuni ya mtiririko wa hati.
Modi na mizunguko
Vigezo hivi huamua mabadiliko katika mzigo wa taarifa zinazoingia kwa wakati. Hii, kwa mfano, ni ongezeko kubwa la kiasi cha kazi na faili za kibinafsi za waombaji wa taasisi ya elimu wakati wa kampeni ya uandikishaji au na nyaraka za wanafunzi wakati wa vikao na kuhitimu.
Mabadiliko kama haya yanahusiana na midundo ya ndani ya shirika na kwa kawaida huwa ya kutabirika na kupangwa.
Mabadiliko katika mwelekeo wa mtiririko wa hati
Mabadiliko haya yanahusiana na maudhui ya kazi ya kitengo cha uchakataji taarifa. Hizi ni tofauti katika njia za kusajili nyaraka, njia za kufuatilia tarehe za mwisho za utekelezaji wa nyaraka, njia za kufahamiana nao, na, hasa, idhini na uratibu wa nyaraka mbalimbali. Mabadiliko katika mwelekeo wa mtiririko wa hati pia yataathiriwa na mabadiliko ya ndani katika muundo na mwelekeo wa mashirika.
Kiasi cha mtiririko wa hati
Kiasi cha mtiririko wa hati ni kiasihati (asili na nakala), ambazo zinaweza kuonyeshwa kwa idadi ya hati zenyewe na kwa idadi ya karatasi, wahusika, idadi ya watendaji na watu ambao hati hiyo imekubaliwa. Kwa mfano, idadi ya mashirika washirika ambayo unahitaji kukubaliana nayo juu ya mkataba, au ambayo unahitaji kutia saini nayo.
Mtiririko wa kazi wa shirika unajumuisha jumla ya idadi ya hati katika mtiririko wote.
Uboreshaji wa kazi na mtiririko wa hati katika shirika
Ili kuboresha kazi hii, ni muhimu kusoma mchakato mzima wa makaratasi, kuweka mapendekezo wazi ambayo yanafanya mchakato huo kuwa na uwezo wa kiteknolojia: ondoa kurudia wakati wa kufanya kazi na hati, usiondoe idhini ya hati na idara ambazo hazihusiani nayo. Kadiri mtiririko wa hati unavyokuwa mkubwa, ndivyo chombo cha usimamizi cha shirika kinapakiwa, au angalau sehemu kubwa yake.
Moja ya mambo makuu ya kuboresha kazi ya wafanyakazi na nyaraka ni kiwango cha mafunzo yao ya kitaaluma katika hatua zote za mtiririko wa hati, mzigo wa kazi bora wa wafanyakazi, udhibiti wa wazi wa kazi na hati katika kila idara.
Udhibiti na uwekaji viwango na utiririshaji wa hati kubwa hurahisisha matumizi ya mitambo na otomatiki ya ofisi, kupunguza idadi ya wafanyikazi wanaofanya kazi na hati hadi idadi kamili.
Kwa bahati mbaya, maelezo kuhusu kiasi cha mtiririko wa hati kwa kawaida huwa hakadiriwi kutokana na mbinu zisizo kamilifu za uhasibu.
Msingimahitaji ya kisasa ya mtiririko wa hati
- Kawaida. Msongamano wowote au kushindwa katika mtiririko wa taarifa katika shughuli za binadamu husababisha kuvuruga kwa mfumo mzima kwa ujumla. Kuongezeka kwa idadi ya hati lazima kuzingatiwa na kupangwa mapema.
- Udhibiti. Mtiririko wa habari unaweza na unapaswa kudhibitiwa. mfumo wa ofisi lazima si tu imara, lakini pia rahisi katika uendeshaji; wafanyakazi wanapaswa kupewa mafunzo kwa wote katika shughuli zote za ofisi.
- Inaboresha mara kwa mara utendakazi wa utendakazi kupitia upatanishi, usanifu wa mitambo na otomatiki wa kazi.
- Ukusanyaji na usasishaji wa mara kwa mara wa ramani za kiteknolojia-njia za uhamishaji wa hati zenye viashiria vya tarehe za mwisho, waigizaji, n.k.
- Kusawazisha hati, mbinu za uchakataji, uwekaji kumbukumbu ipasavyo, uteuzi wa maeneo ya kuhifadhi kwa kila hati huongeza kasi ya utafutaji wa hati na kufanya kazi nazo.
