Katika maeneo mbalimbali ya shughuli za watu binafsi na vyombo vya kisheria, mfumo wa uainishaji wa hati ulioidhinishwa katika eneo la Shirikisho la Urusi hutumiwa. Mkusanyiko, uhifadhi, mzunguko na utumiaji wa karatasi unafanywa na taaluma kama vile kazi ya ofisi. Katika makala hii tutajifunza vipengele vyake vyote. Zingatia dhana na uainishaji wa hati, utendakazi wao na vipengele vingine vya suala.
Kazi ya ofisi: masharti ya jumla
Kuanza, ni lazima ieleweke kwamba usaidizi wa nyaraka ni eneo maalum la shughuli, ambalo linajumuisha kubuni, kuunda, kuhifadhi na usindikaji wa karatasi. Ni juu ya jinsi hati inavyoonekana na habari ndani yake, jinsi shirika la kazi nayo inatekelezwa, kwamba wakati na usahihi wa kufanya uamuzi mmoja au mwingine wa usimamizi, ambao ni wa kiwango fulani cha umuhimu, inategemea sana. Karatasi huzingatia na kutafakari shughuli za makampuni ya biashara, makampuni, makampuni. Katika uhusiano huuutunzaji wa kumbukumbu hutumika kama agizo la sheria. Katika mchakato wa ukaguzi, kwanza kabisa, nyaraka zinazorekodi shughuli za kampuni zinaweza kurekebishwa.
Mfumo wa Kutunga Sheria
Kabla ya kuchanganua aina za hati na uainishaji wao, inashauriwa kujifahamisha na mfumo wa kutunga sheria. Kwa hivyo, Sheria ya Shirikisho, ambayo inasimamia habari na ulinzi wake, huweka wajibu wa kuandika habari na kufafanua idadi ya mipangilio ya msingi. Kitendo cha kikaida kilichotajwa pia kinakusudiwa kudhibiti mahusiano yanayotokea katika ukuzaji na matumizi ya baadaye ya teknolojia ya habari. Ikumbukwe kwamba nyaraka za lazima zimeanzishwa na sheria nyingine. Hasa, Kanuni ya Kiraia ya Shirikisho la Urusi huamua mfumo wa kisheria wa shughuli na utaratibu unaofanana wa kazi ya ofisi. Nambari ya Ushuru ya Shirikisho la Urusi huanzisha karatasi za kawaida za ushuru, ambazo pia ni moja ya uainishaji wa hati. Kupitia kwao, uhasibu hutolewa kwa kazi ya kibiashara ya watu binafsi na mashirika, pamoja na wakati wa kukatwa kwa malipo ya ushuru na ada kwa bajeti ya serikali.
Kando na hili, Sheria ya sasa inafafanua sampuli za karatasi. Kwa hivyo, Msimbo wa Kiraia wa Shirikisho la Urusi hutoa mahitaji ya yaliyomo na muundo wa mikataba, makubaliano, hati, na kadhalika. Kanuni zinaweka fomu za hati hizo ambazo zinapaswa kutumwa kwa kutumia mbinu mbalimbali zinazotumiwa leo.
Uainishaji wa hati za RF
Inafaa kumbuka kuwa mfumo wa usimamizi wa kazi ya ofisi ya Shirikisho la Urusi ni pamoja na uainishaji wa hali ya ngazi nyingi. Inashauriwa kuzingatia kwa undani zaidi. Uainishaji mkuu wa hati huchukulia uwepo wa vipengele vifuatavyo:
- Hati za shirika na utawala. Inashauriwa kujumuisha hapa maamuzi, itifaki, maagizo, mikataba, maagizo, masharti.
- Majarida ya marejeleo na maelezo yaliyojumuishwa katika uainishaji wa hati za hali ya jumla. Tunazungumzia vyeti, kumbukumbu, vitendo, telegram, barua na kadhalika.
- Kulingana na wafanyikazi. Ni muhimu kutambua kwamba uainishaji huu wa hati unajumuisha taarifa, vitabu vya kazi, sifa, mikataba, maagizo, n.k.
Ni desturi kubainisha aina kama hizo za hati kuwa mahususi, kiolezo na kiwango. Sampuli zilizowasilishwa huunda uainishaji wao wa hati kulingana na kusudi.
Aina nyingine za hati
Inafaa kujua kwamba hati zinaweza kuwa rahisi au ngumu katika maudhui. Uainishaji wa hati za uhasibu mahali pa kukubalika unamaanisha uwepo wa karatasi za nje na za ndani. Kwa kuzingatia asili, wanatofautisha kati ya hati za kibinafsi na rasmi. Kulingana na maisha ya rafu, ni kawaida kuainisha dhamana kuwa za kudumu, pamoja na zaidi au chini ya miaka 10. Kwa mujibu wa ishara ya utangazaji, uainishaji maalum wa nyaraka za udhibiti umepitishwa, ikimaanisha kuwepo kwa karatasi za siri na zisizo za siri. Inapaswa kuongezwa kuwa kundi la kwanza linajumuisha siri na kabisanyaraka za siri. Kwa mujibu wa njia ya kurekodi, ni desturi ya kutofautisha kati ya vifaa vya sauti, vilivyoandikwa kwa mkono, vya elektroniki, vya picha, vya picha na filamu, na kadhalika. Kundi la mwisho pia linaitwa uainishaji wa hati kulingana na vipengele.
Nyaraka za dharura na zisizo za dharura
Hifadhi zinaweza kuainishwa kuwa za dharura na zisizo za dharura. Kulingana na hatua, ni kawaida kutofautisha rasimu, dondoo, asili (kwa maneno mengine, asili), na nakala. Nyaraka za hali ya serikali zimejumuishwa katika kategoria tofauti. Kwa mujibu wa sheria ya sasa, miundo iliyoidhinishwa hutoa maagizo, maagizo, maagizo, maazimio, amri na maamuzi.
Nyaraka za msingi
Inashauriwa kuzingatia aina nyingi za hati za msingi kando. Hii ni pamoja na karatasi zenye taarifa za usuli zilizopatikana katika mchakato wa utafiti, maendeleo, uchunguzi na shughuli nyingine za kijamii. Ikumbukwe kwamba nyaraka za msingi katika idara ya uhasibu huundwa wakati wa utekelezaji wa shughuli za umuhimu wa kiuchumi. Hufanya kama ushahidi au ushahidi wa mambo fulani ambayo tayari yamepatikana. Kikundi cha karatasi za chanzo kinajumuisha, kwa mfano, vyeti, vitendo, ankara, vibali, na kadhalika. Kwa wengi wao, fomu maalum za umoja zinaidhinishwa. Kwa mfano, hadi sasa, aina maalum za hati zimeanzishwa kwa ajili ya uhasibu wa shughuli za biashara, mali zisizohamishika, malipo ya fedha taslimu na kazi.
Maelezo ya hati
Ikiwa hakuna fomu iliyounganishwa ya karatasi fulani, fomu ya ndani itaundwa katika kampuni. Hata hivyo, kwa vyovyote vile, maelezo fulani lazima yawepo hapo:
- Jina la hati.
- Tarehe ya kukusanywa.
- Jina la shirika.
- Kiini cha uendeshaji wa umuhimu wa kiuchumi.
- Vifaa vya kupimia.
- Orodha ya wafanyakazi wanaowajibika.
- saini za kibinafsi za wafanyikazi walioidhinishwa.
Kazi ya ndani ya ofisi
Kwa mujibu wa maagizo ya usimamizi wa muundo na kwa mpango wa wakuu wa idara zinazojitegemea, maendeleo ya masharti mbalimbali yanafaa. Kikundi hiki cha karatasi kinajumuisha vitendo vya kawaida na vya mtu binafsi. Ikumbukwe kwamba maudhui ya mwisho yanahusiana hasa na vitengo vya usimamizi, idara, warsha ambazo ni sehemu ya muundo wa shirika la kampuni. Nyaraka za kawaida, kama sheria, huhusu warsha za uzalishaji mkuu.
Unahitaji kujua kuwa rasimu ya kanuni inaundwa na mkandarasi, na kisha inakubaliwa na idara ya sheria ya kampuni. Ikiwa pingamizi au maoni yanatokea, yanasemwa kwenye karatasi tofauti au kwenye nakala ya pili ya nakala ya sasa. Kitendo muhimu cha asili ya kiutawala katika biashara ni agizo la mkurugenzi. Kwa msaada wa hati hii, utaratibu wa shughuli ya muundo, maamuzi na maagizo, aina mbalimbali za matukio, matokeo ya kazi au matokeo ya ukaguzi yanaweza kutengenezwa.
Ripoti, maelezo na dokezo la huduma
Memorandum ni hati inayoeleza ukweli au suala, hitimisho au pendekezo fulani. Inafaa kujua kuwa inaweza kutumwa kwa usimamizi wa shirika au muundo wa juu. Memo inapaswa kueleweka kama aina ya barua, moja ya aina ya aina ya ndani ya mawasiliano katika kampuni. Kama sheria, hutumwa kutoka kwa mgawanyiko wa kimuundo hadi kwa mhudumu yeyote wa kampuni. Isipokuwa hapa ni mwongozo wa moja kwa moja. Ni lazima ikumbukwe kwamba memo inaweza pia kutumwa na afisa maalum wa kampuni. Hati iliyotajwa inaweza kufafanuliwa kuwa ya kuarifu, inayotumika au inayoripoti.
Dokezo la maelezo linapaswa kuzingatiwa kama karatasi ambayo hutumika kama maelezo ya maudhui ya vifungu fulani vya tendo kuu (mpango, ripoti, mpango). Aidha, anaweza kueleza sababu za kutotimizwa kwa maagizo kutoka kwa uongozi au uvunjaji wa nidhamu.
Maelekezo
Maelekezo kwa sasa yameainishwa katika makundi mawili. Hati ambazo zimejumuishwa katika kitengo cha kwanza hudhibiti utaratibu wa kufanya mchakato fulani katika biashara, ambayo maafisa, mgawanyiko na kadhalika hushiriki. Ikumbukwe kwamba ni maelezo ya kazi (kundi la pili) ambayo huamua haki, wajibu, wajibu na utendaji wa wafanyakazi maalum. Karatasi hizi zinaweza kutumika kama maelezo ya utaratibu kulingana na ambayo maagizo ya maagizo na sheria (amri, maagizo, nk) inapaswa kutekelezwa. Inapaswa kuongezwa kuwa maelezo ya kaziinaweza kuwa ya kudumu au ya kudumu. Hata hivyo, dhamana za kudumu hukaguliwa na kukaguliwa kila baada ya miaka 3-5.
Hitimisho
Kwa hivyo, tumezingatia dhana, uainishaji mkuu wa dhamana na vipengele vingine vya mada. Kwa kumalizia, ni lazima ieleweke kwamba leo kazi ya ofisi katika eneo la Shirikisho la Urusi ni jamii iliyoendelezwa kwa haki. Katika hatua ya sasa ya maisha ya mwanadamu, shughuli hii ni pamoja na kuhakikisha uundaji mzuri na wa wakati wa hati muhimu, na pia kupanga kazi na vitendo (yaani, kupokea, kusambaza, kusindika, kuandaa, kudhibiti, kuhifadhi, kusajili, kupanga, kuandaa kuhifadhi na kuharibu). Udhibiti wa teknolojia ya ofisi unatekelezwa kwa mujibu wa maeneo kadhaa. Inashauriwa kujumuisha usanifishaji, udhibiti wa sheria, pamoja na uundaji wa vitendo vya kisheria na vya udhibiti na vya kiufundi vya umuhimu wa kitaifa.
Kwa njia moja au nyingine, shirika na uwekaji rekodi unaofuata unahitaji uwepo wa lazima wa ujuzi maalum na ujuzi wa kitaaluma. Kwa hiyo, kwa ajili ya utekelezaji wa kazi hii katika makampuni, idara zinazofaa au huduma zinaundwa. Inafaa kumbuka kuwa katika makampuni madogo, makatibu wanajishughulisha na kazi ya ofisi, na wafanyikazi walioidhinishwa na mkuu wanawajibika kwa hali ya hati za biashara. Kwa hali yoyote, kila kikundi cha nyaraka lazima kiwe na nafasi yake. Kawaida huhifadhiwa katika makabati maalum ya moto. NaHatimaye, wafanyakazi wanaweza kuchukuliwa hatua za kinidhamu kwa utunzaji usiofaa wa kumbukumbu. Hii inapaswa kukumbukwa wakati wa kutumia maarifa kwa vitendo.
