Mawasiliano ni muhimu kwa mafanikio ya shirika lolote. Hii ni aina ya "mfumo wa mzunguko" wa biashara yoyote. Watendaji waliofaulu, wasimamizi wakuu na wataalamu wenye uwezo wamepata mafanikio kwa kiasi kikubwa kutokana na ujuzi wa mawasiliano. Jinsi ya kuimarisha na kuendeleza kwa wakati mmoja mawasiliano kati ya watu, vikundi na shirika itaelezwa kwa kina katika makala yetu.
Mchakato wa mawasiliano - ni nini?
Mawasiliano ni utaratibu wa kubadilishana taarifa, kwa msingi ambao meneja hupata taarifa muhimu kwa ajili ya kufanya maamuzi yenye ufanisi, na pia huleta maamuzi yaliyofanywa kwa wafanyakazi wa biashara. Katika kesi ya utendakazi duni wa mawasiliano, maamuzi yanaweza kugeuka kuwa ya makosa. Watu hawataelewa vizuri kile ambacho mamlaka zinahitaji kutoka kwao, na hii imejaa kuvunjika kwa uhusiano kati ya watu. Ufanisi wa michakato ya mawasiliano mara nyingi huamua naubora wa maamuzi na jinsi yatakavyotekelezwa katika siku zijazo.
Maelezo yana jukumu maalum katika utekelezaji wa mawasiliano baina ya watu na shirika. Hii ni matokeo ya mawasiliano, udhihirisho wa nje wa utaratibu wa mawasiliano. Habari inachukua nafasi maalum katika tabia ya matusi ya mtu. Inapita kutoka somo moja hadi jingine. Wakati huo huo, watu binafsi, vikundi au mashirika yote yanaweza kuwa mada hapa.
Mawasiliano yanaweza kufanywa kwa kuwasilisha mawazo, maoni, ujuzi, ukweli, mitazamo au hisia. Inahitaji kupata jibu unalotaka katika kujibu. Wakati huo huo, inapaswa kuzingatiwa kuwa mfumo wa mawasiliano ya shirika na habari ni matukio tofauti, ingawa yanaunganishwa. Kwa hivyo, mawasiliano sio tu yale yanayopitishwa, lakini pia jinsi "kitu" hiki kinapitishwa. Taarifa ni sehemu muhimu tu ya mchakato wa mawasiliano.
Mfumo wa Mawasiliano wa Shirika
Mawasiliano ni mchakato ambapo watu wawili au zaidi hubadilishana taarifa fulani. Lengo kuu la mawasiliano ya shirika ni kufikia uelewa wa habari zinazopaswa kubadilishwa. Baada ya yote, ukweli wenyewe wa kubadilishana hauhakikishi mafanikio ya utaratibu uliotekelezwa.
Mfumo wa mawasiliano wa shirika unajumuisha masomo kadhaa:
- mtumaji - mtu ambaye hutoa wazo au kuchagua habari kwa usambazaji;
- chaneli - njia ya kusambaza seti ya habari;
- mpokeaji - mtu anayepokea maelezo na kuyatafsiri;
- ujumbe - taarifa ya moja kwa moja iliyosimbwa katika mfululizo wa herufi mahususi.
Mtumaji na mpokeaji ndio huluki mbili kuu. Wakati wa mchakato wa mawasiliano, wanapitia hatua kadhaa zinazohusiana. Kazi yao ni kutunga ujumbe na kutumia chaneli kuusambaza kwa njia ambayo pande zote mbili hutafsiri wazo asili kwa njia ile ile. Hii ni kazi ngumu sana, kwa kuwa kila hatua zaidi inaweza kupotosha maana ya wazo.
Hatua nne za mawasiliano baina ya watu na shirika zinaonekana kama hii:
- kutoa wazo;
- usimbaji na uteuzi wa chaneli ya uwasilishaji wa taarifa unayotaka;
- usambazaji wa taarifa;
- usimbuaji.
Zaidi kidogo kuhusu kila hatua.
Vipengele vya mawasiliano
Mara nyingi, utaratibu wa mawasiliano unaweza kuchukua sekunde chache tu, na kwa hivyo, ni vigumu sana kubainisha hatua zozote mahususi ndani yake. Hata hivyo, wanasosholojia walitambua na kuchanganua hatua kuu nne za mchakato wa mawasiliano.
Hatua ya kwanza inaitwa ukuzaji wa mawazo. Mawasiliano ya shirika ni utaratibu unaoanza na uundaji wa habari fulani. Mtumaji hutatua tatizo kwa kuwasilisha ujumbe. Mara nyingi majaribio kama hayo hushindwa katika hatua ya kwanza, kwani mtumaji hatumii muda wa kutosha kufikiria kuhusu wazo hilo.
Wataalamu wengi wanasisitiza umuhimu, hata ulio muhimu zaidithamani ya hatua ya kwanza. "Usianze kuzungumza kabla ya kuanza kufikiria," Jefferson Davis, shujaa wa Vita vya wenyewe kwa wenyewe vya Marekani, alisema mara moja. Unapaswa kufikiria kila wakati juu ya wazo ambalo ungependa kuwasilisha kwa mpokeaji. Unahitaji kuwa na uhakika wa umuhimu na utoshelevu wa wazo hili, pamoja na hali mahususi na madhumuni.
Hatua ya pili inaitwa usimbaji na uteuzi wa kituo. Utamaduni wa shirika wa mawasiliano unahitaji urekebishaji wa wazo ambalo mtumaji anataka kuwasilisha kwa alama fulani. Inaweza kuwa maneno, ishara, kiimbo au kitu kingine. Ni usimbaji unaobadilisha wazo kuwa ujumbe kamili.
Ili kuwasilisha wazo vizuri, mtumaji lazima achague chaneli ambayo inaoana na aina ya herufi zinazotumika kusimba. Inayojulikana zaidi ni hotuba, uandishi, na aina mbalimbali za vyombo vya habari vya elektroniki: rekodi za video, barua pepe, kompyuta, nk. Uwasilishaji wa nyenzo hauwezekani ikiwa chaneli haifai kwa umbo la kimwili la wahusika waliochaguliwa. Ikumbukwe pia kwamba ufanisi wa michakato ya mawasiliano unaweza kupunguzwa ikiwa chaneli hailingani na wazo lililotengenezwa katika hatua ya kwanza.
Hatua ya tatu katika utaratibu wa mawasiliano baina ya watu, kikundi au shirika ni uwasilishaji wa habari moja kwa moja. Mtumaji hutumia chaneli kuwasilisha ujumbe - wazo lililosimbwa hupitishwa kimwili.
Mwishowe, hatua ya mwisho inaitwa kusimbua. Mpokeaji hutafsiri herufi zilizopokewa zilizotungwa na mtumaji kuwamawazo mwenyewe. Kukamilika kwa mawasiliano kunahusishwa na uundaji wa wazo na mada mbili za mchakato.
Aina za mawasiliano
Mawasiliano ya shirika ni mchakato mpana na wenye vipengele vingi tofauti. Kulingana na uainishaji wa kawaida, utaratibu wa mawasiliano umegawanywa ndani na nje. Mchakato wa nje ni mwingiliano kati ya shirika na mazingira ya nje. Zaidi ya hayo, vipengele vya nje huathiri sana shughuli za shirika.
Biashara hutumia njia mbalimbali kuwasiliana na vipengele vya mazingira yao ya nje. Wateja waliopo hupokea taarifa muhimu kupitia utangazaji au njia nyinginezo za kukuza bidhaa. Ya umuhimu mkubwa hapa ni taswira fulani ambayo inajumuisha taswira ya shirika.
Aina ya pili ya mawasiliano inaitwa ndani. Hivi ni viungo vya ndani ya shirika kati ya viwango tofauti na idara. Zinaweza kuwa rasmi au zisizo rasmi.
Viungo rasmi vya mawasiliano ni matukio yanayoamuliwa na muundo wa shirika wa biashara, uhusiano kati ya viwango vya usimamizi na vitengo vya utendaji. Mawasiliano yasiyo rasmi ni ile inayoitwa "rumor channel". Uvumi hauzingatiwi kila wakati kuwa habari isiyo sahihi. Uchunguzi unaonyesha kuwa zaidi ya 80% ya uvumi wa shirika una msingi wa matukio halisi na wenye msingi mzuri.
Mawasiliano ya shirika ndio mfumo mpana zaidi wa chaneli zisizo rasmi. Hii inaweza kujumuisha aina zifuatazo za maelezo:
- kubadilisha muundo wa shirika;
- matangazo na uhamisho ujao;
- maelezo ya mizozo ya shirika;
- punguzo zijazo za uzalishaji;
- mikutano isiyo rasmi, n.k.
Kulingana na uainishaji mwingine, muundo wa mawasiliano ya shirika huundwa kwa viwango. Kwa hiyo, taratibu za uhamisho wa habari zinaweza kutekelezwa kwa wima - yaani, zinaweza kushuka na kupanda. Kundi la kushuka la michakato ya habari ni uhamisho wa habari kutoka ngazi ya juu hadi ya chini - kwa mfano, wakati mfanyakazi anaulizwa kuhusu kazi, vipaumbele, matokeo yaliyohitajika, nk Mawasiliano ya juu yanafanywa kwa namna ya mapendekezo, ripoti., maelezo, n.k.
Unapaswa pia kuangazia michakato ya mawasiliano kati ya idara, kati ya kikundi kazi na mamlaka, wawakilishi wa vyama vya wafanyakazi na usimamizi, n.k.
Aina za vizuizi vya mawasiliano
Ufanisi wa utamaduni wa shirika wa mawasiliano unaweza kupunguzwa kwa dhahiri kutokana na kinachojulikana kama vizuizi - vizuizi baina ya watu. Katika kiwango cha mfumo, zimegawanywa katika aina kadhaa.
Kizuizi cha kwanza kinaweza kuwa kutokana na hali ya utambuzi. Kazi ya meneja au mwakilishi mwingine yeyote wa muundo unaoongoza ni kuelewa kiini cha mtazamo, kuamua "ukweli kwa mtu binafsi." Inajulikana kuwa watu huguswa sio kwa matukio halisi katika mazingira yao, lakini kwanjia za kuona matukio haya. Kwa kuelewa mambo yanayoathiri mtazamo, vikwazo vingi vinaweza kushinda.
Mfano unaojulikana zaidi wa kizuizi cha utambuzi ni mgongano kati ya nyanja za shughuli za mpokeaji na mtumaji. Habari sawa inaweza kufasiriwa kwa njia tofauti kulingana na uzoefu wao. Watu wanaweza kupokea taarifa kwa kuchagua, kwa kuzingatia maslahi yao, maoni, mahitaji na hali ya hisia.
Kizuizi kinachofuata cha mawasiliano ya shirika kinaitwa semantiki. Semantiki ni sayansi ya kutumia maneno na kuyapa maana. Mara nyingi maneno fulani husababisha kutoelewana, kwani yanaweza kubadilisha maana yake kulingana na muktadha.
Vizuizi visivyo vya maneno ni kundi la tatu la vizuizi vya mawasiliano. Tunazungumza juu ya wahusika wowote isipokuwa maneno. Hili ni tabasamu, uso wenye mvutano, nyusi zilizokunjamana, mguso wa macho na mengine mengi. Muhimu sana hapa ni kiimbo - jinsi maneno yanatamkwa haswa. Kishazi kimoja na kile kile kinaweza kupewa mhusika tofauti, maana ya kihisia isiyo sawa.
Maoni yasiyofaa ni sababu ya nne yenye matatizo katika mawasiliano ya shirika. Kila mtu anajua thamani ya angalau maoni fulani kwa ujumbe uliotumwa. Vinginevyo, mmoja wa wahusika atazingatia kuwa mawasiliano hayajafaulu.
Utatuzi wa matatizo katika mfumo wa mawasiliano wa shirika
Kwa sasa, mikakati kadhaa imeundwa ilikushinda kwa ufanisi vikwazo vya mawasiliano na kuboresha ufanisi wa mawasiliano katika ngazi ya wafanyakazi wa shirika.
Kwanza, wasimamizi wa biashara wanapaswa kuzingatia ukuzaji wa ujuzi wa mawasiliano wa wafanyikazi wao. Njia maarufu zaidi ya mwingiliano kati ya masomo ni kusikiliza kwa bidii. Maana ya mbinu hii iko katika uwezo wa msikilizaji kumsaidia mzungumzaji kusema kile alichokusudia kuwasilisha mwanzoni. Kuna kanuni kadhaa za kusikiliza kwa makini:
- uliza maswali, lakini usimkatize mzungumzaji;
- tupe mpatanishi kwako, tengeneza mazingira ya kirafiki na ya joto;
- kuwa mvumilivu na epuka migogoro wakati wa awamu ya kujifunza;
- onyesha huruma na kupendezwa na mpatanishi;
- jaribu kupunguza usumbufu, epuka kuingiliwa na nje.
Pili, wakubwa wanahitaji kufafanua matakwa na mawazo yao wenyewe kabla ya kuyapitisha. Ni muhimu kufikiria na kuchambua mara kwa mara masuala na matatizo ambayo yanahitaji kufanywa kuwa vitu vya maambukizi.
Mawasiliano yenye ufanisi ya shirika yanaweza kupatikana kwa kutumia mbinu kama vile kutoa maoni, "kutazama kutoka nje", kukabiliwa na matatizo yanayoweza kutokea, n.k.
Mawasiliano baina ya watu
Aina yoyote ya mawasiliano ya shirika itazingatiwa kuwa na mafanikio ikiwa tu vipengele vyake vikuu vitaundwa vyema -matukio ya mawasiliano kati ya watu. Jinsi ya kuunda kwa usahihi mawasiliano kati ya masomo mawili au zaidi? Ili kuanza, kuna kanuni chache za kukumbuka:
- kutoweza kutenduliwa kwa uharibifu wa kile kilichosemwa au kutumwa;
- maoni kama hali ya lazima ya mchakato wa mawasiliano;
- kutoweza kutenduliwa na kutoepukika kwa mawasiliano baina ya watu katika jamii.
Kuna aina tatu kuu za mawasiliano. Hii ni mazungumzo yanayojulikana sana, monologue na polylogue. Ni aina ya mwisho ambayo ina jukumu maalum katika kujenga aina ya shirika ya mawasiliano.
Njia za kuboresha michakato ya mawasiliano
Zingatia maoni maalum. Ni kipengele muhimu cha mawasiliano ya shirika. Jukumu la kipengele hiki haliwezi kupuuzwa. Ni jibu linalofanya mchakato wa mawasiliano kuwa wa ubora na ufanisi zaidi.
Kumbuka kwamba maoni yanapaswa kupangwa kwa wakati na kwa uwazi. Inapaswa kuwa na ujumbe asilia uliofafanuliwa na idadi ya maswali ya kufafanua. Haifai kutathmini ujumbe asili - hasi na chanya.
Njia ya kawaida na ya kuaminika ya kupata maoni ni kuuliza maswali. Mara nyingi, zinahitajika ili kulinganisha ujumbe unaoingia na kile mpokeaji alitaka kusikia hapo awali. Vivyo hivyo kwa mtumaji: anaweza kuuliza maswali ya ziada kwa mpokeaji ili kulinganisha nyenzo iliyotumwa na kile ambacho kilipaswa kutayarishwa awali.
Kwausimamizi madhubuti wa mawasiliano ya shirika, ni muhimu kujaribu kukuza ustadi wa mawasiliano wa kiufundi wa wafanyikazi - ambayo ni kuandika memos, kwa kutumia faksi, barua pepe, n.k.
Mifumo ya usimamizi na utamaduni wa mawasiliano lazima iwekwe wazi. Mashirika ya kisasa yanaweza kutumia "mistari ya moto" ya aina ya ushirika - wakati wafanyakazi wanaweza kutumia kubadilishana habari wakati wowote, kuuliza maswali ya kufafanua, kueleza mawazo yao na hukumu za thamani, kuandaa picnics ya pamoja, safari, nk. Yote hii ni mifano isiyo rasmi ya mawasiliano ya shirika..
Kwa hivyo, kuna njia chache za kuboresha ufanisi wa mawasiliano ya shirika. Wakati huo huo, swali moja linabaki muhimu: kwa nini kubadilishana data na taratibu za mawasiliano ni muhimu wakati wote? Yana maana gani na yana maana gani? Hebu tujaribu kutafakari zaidi.
Umuhimu wa mawasiliano katika mchakato wa shirika
Kipindi cha kisasa katika ukuzaji wa michakato ya mawasiliano huturuhusu kutathmini hali hii kama bidhaa inayoamuliwa na mahitaji ya uzalishaji wa kijamii. Mambo ya kitamaduni kama vile kazi, ardhi na mtaji utafanya kazi iwapo tu ubadilishanaji wa data na taratibu za mawasiliano zitatumika kwa ufanisi.
Mawasiliano yanaeleweka kama mfumo wa uhamishaji taarifa na majibu. Huu ni ubadilishanaji wa maarifa, mali miliki, aina mbalimbali za taarifa, n.k. Utaratibu wa utaalam wa shughuli za mawasiliano ya usimamizi umeangaziwa katikaaina maalum ya huduma ya kitaaluma, madhumuni ambayo ni malezi bora na maendeleo yenye uwezo wa kila aina ya mtaji wa shirika. Lengo hili linaweza tu kufikiwa kwa kutumia teknolojia maalum, zana, mbinu na taratibu za kusambaza taarifa.
Inajulikana kuwa bila mawasiliano hakuna mawasiliano, na bila mawasiliano hakuwezi kuwa na suala la kuwepo kwa kundi lolote. Kwa hivyo, mawasiliano ni hali inayobainisha kwa ajili ya maendeleo ya kikundi na maisha yake.
Mawasiliano yote yanaweza kugawanywa katika makundi mawili: rasmi na isiyo rasmi. Kundi la kwanza linajumuisha vipengele vya aina iliyowekwa, yaani, yale yanayofanyika katika mchakato wa udhibiti. Aina zisizo rasmi za mawasiliano zina sehemu ndogo. Zinatokea kwa hiari na mara nyingi hazijadiliwi. Wakati huo huo, kila mfanyakazi anafahamu ukweli wa kuwepo kwake.
Msimamizi au kiongozi mwingine lazima amiliki njia ya mawasiliano vyema. Majukumu yake ni pamoja na matumizi sahihi ya zana zilizopokewa katika mchakato wa mawasiliano, kushinda vizuizi na vizuizi.
Tabia ya shirika ya mawasiliano ni kuwasilisha taarifa kwa wasimamizi na maamuzi kwa watendaji. Bila michakato ya mawasiliano, haiwezekani kujenga shirika, pamoja na kuhakikisha uratibu wa shughuli za binadamu.
Kwa hivyo, utaratibu wa uhamishaji taarifa husaidia katika kila kitu: hukuruhusu kutoa muunganisho kati ya shirika fulani na mazingira ya nje, kupanga.mwingiliano wa kazi zote za usimamizi na uwiano wa maamuzi yaliyofanywa.
Aina za mitandao ya mawasiliano
Unapozungumza kuhusu mfumo wa mawasiliano ya shirika, ni muhimu kubainisha dhana ya mtandao wa mawasiliano. Vitengo viwili vya shirika vilivyounganishwa na mstari vinaitwa chaneli. Wakati wa kuhamisha habari, kituo kinaweza kuunganisha vitengo viwili au zaidi vya shirika. Hivi ndivyo mtandao wa habari unavyoundwa - tukio la kawaida kwa shirika lolote.
Mitandao imefunguliwa na imefungwa. Zilizofunguliwa hazina vizuizi kwa mtiririko wa habari kupitia njia zinazopatikana. Hii, kwa mfano, ni "mnyororo" - uunganisho wa mstari kwa uhamisho wa habari. "Chain" ni nzuri kwa shughuli za kurudia, za kawaida, lakini haifai kufanya kazi katika hali zinazobadilika kila wakati. Mpango sawa ni "Gurudumu". Taarifa zote mapema au baadaye zitatumwa kwa mfanyakazi ambaye anashikilia nafasi kuu.
Mitandao iliyofungwa ina kikomo katika jinsi maelezo yanavyosambazwa. Zinatumiwa na mashirika yanayotunza siri za biashara.
