Udhibiti na ukaguzi wa ndani unapaswa kujivunia nafasi katika kampuni yoyote ambayo ina rasilimali chache na haitaki kufilisika. Katika ukubwa wa Urusi, kipengele hiki hakipoteza umuhimu wake wote katika sheria na masharti ya kitaasisi na kitaaluma. Kwa hivyo shirika la ukaguzi wa ndani ni nini?
Kushughulika na istilahi
Hebu tuzingatie dhana za kimsingi na kwanza kabisa tutachambua ukaguzi wa ndani ni nini. Neno hili linatumika kuashiria shughuli zinazodhibitiwa na hati za ndani za shirika ili kudhibiti vipengele mbalimbali vya kazi ya muundo na vitengo vya usimamizi, ambayo hufanywa na wawakilishi wa chombo kilichoidhinishwa ndani ya mfumo ulioanzishwa.
Mtumiaji wa mwisho wa taarifa anaweza kuwa bodi ya wakurugenzi, mkutano mkuu wa wanahisa au wanachama wa kampuni, shirika kuu, na kadhalika.
Lengo linalofuatwa ni kusaidia wasimamizi kuunganisha ili kudhibiti vipengele mbalimbali vya mfumo kwa ufanisi. Kazi kuu -kutoa taarifa za kuaminika juu ya masuala mbalimbali ambayo ni ya manufaa. Wakaguzi wa ndani hufanya kazi za jumla:
- Tathmini utoshelevu wa mfumo wa kudhibiti. Hii ina maana ya kufanya ukaguzi wa viungo, kutoa mapendekezo ya busara na yanayofaa yanayolenga kuondoa mapungufu yaliyotambuliwa, pamoja na kuandaa mapendekezo ya kuongeza ufanisi wa usimamizi.
- Tathmini ya utendakazi. Inamaanisha uwasilishaji wa tathmini za kitaalamu kwa vipengele mbalimbali vya utendakazi wa mashirika, pamoja na utoaji wa mapendekezo ya busara katika suala la uboreshaji wao.
anuwai
Mfumo wa ukaguzi wa ndani unaweza kuwa nini? Angazia:
- Ukaguzi wa kiutendaji wa mfumo/mifumo ya usimamizi. Inafanywa ili kutathmini tija na ufanisi wa sehemu yoyote ya shughuli za kiuchumi.
- Ukaguzi wa kina. Hutathmini ubora wa utendaji wa kazi mbalimbali, pamoja na muunganisho na mwingiliano nchini.
- Ukaguzi wa shirika na kiteknolojia wa mifumo ya usimamizi. Inaonyeshwa katika zoezi la udhibiti wa viungo tofauti. Kila kitu kinachohusiana na usimamizi ni cha kupendeza. Uangalifu hasa hulipwa kwa busara ya kiteknolojia na/au ya shirika.
- Ukaguzi wa shughuli. Inahusisha kufanya uchunguzi wa lengo na uchambuzi wa kina wa maeneo yote ya kazi na miradi inayoendelea ili kutambua fursa za kuboresha. Mbali na hilo,uhakikisho wa vipengele vinavyounganisha shirika na mazingira ya nje unaweza kuzinduliwa. Mifano ni pamoja na miunganisho ya kitaaluma, picha, na kadhalika. Hapa, wakaguzi wanakabiliwa na swali la kutafuta nguvu na udhaifu wa kazi ya shirika na kutathmini uthabiti wa nafasi yake katika mifumo ya hali ya juu na matarajio ya maendeleo na ukuaji.
- Ikiwa ukaguzi unafanywa kwa wakati mmoja kwenye vipengele vinne vya awali, basi huteuliwa kama ukaguzi wa kina wa mfumo wa usimamizi wa shirika.
- Inakagua kwa kuzingatia kanuni. Katika hali hii, inabainishwa kama sheria, kanuni na maagizo ya mashirika ya usimamizi ya muundo wa shirika yanazingatiwa.
- Inakagua kufaa. Inamaanisha udhibiti wa shughuli za maafisa kulingana na busara zao, usawaziko, urahisi, manufaa, uhalali wa maamuzi yao.
Kipengele cha kinadharia cha ujenzi wa mfumo
Kwa hivyo tumezingatia hoja za kinadharia. Lakini huduma ya ukaguzi wa ndani inaundwaje? Hapo awali, utawala huendeleza sera na taratibu zinazoweza kutekelezwa za kampuni. Lakini wafanyikazi hawawezi kuwaelewa kila wakati, mara nyingi huwapuuza tu, na wasimamizi wakati mwingine hawana wakati wa kutosha wa kuangalia na kugundua mapungufu kwa wakati unaofaa. Ni kwa kusudi hili kwamba huduma ya ukaguzi wa ndani inaundwa. Kazi yao ni kuwasaidia wasimamizi katika masuala ya udhibiti, kutoa ulinzi dhidi ya matumizi mabaya ya ofisi na makosa, kutambua maeneo ya hatari na kazi.juu ya kuondoa uhaba au mapungufu ya siku zijazo. Aidha, wanaweza kusaidia kutambua na kuondoa udhaifu katika mifumo ya usimamizi. Haya yote yanapaswa kujadiliwa na mamlaka ya juu zaidi, ambayo taarifa zake hukusanywa.
Hatua za kujenga mfumo
Tuseme tunahitaji kuhakikisha ukaguzi wa ndani wa ubora wa juu na kamilifu katika biashara. Ili kufanya hivyo, unapaswa kupanga mchakato wa hatua nyingi, unaojumuisha hatua zifuatazo:
- Uchambuzi muhimu ukifuatwa na ulinganisho wa malengo ya kiuchumi yaliyoainishwa hapo awali ya utendakazi wa shirika, mkakati na mbinu za muundo, hatua iliyopitishwa, fursa.
- Kukuza na kisha kuweka kumbukumbu dhana iliyoboreshwa ya biashara inayoangazia mahitaji na mahitaji yote. Inapaswa pia kutoa seti ya hatua ambazo zitaruhusu kutekelezwa kwa mafanikio na kuendelezwa katika siku zijazo. Kwa kuongeza, ni muhimu kulipa kipaumbele kwa pointi muhimu zaidi. Kwao, masharti tofauti yanaweza kutayarishwa ambayo yanaathiri wafanyikazi, uhasibu, usambazaji, uuzaji, uvumbuzi, uzalishaji na teknolojia, sera za kifedha na uwekezaji. Zinapaswa kutegemea uchanganuzi wa kina wa kila kipengele na uchague chaguo zinazofaa zaidi za shirika.
- Uchambuzi wa ufanisi wa muundo wa sasa na marekebisho yanayofuata. Kifungu kinatengenezwa ambacho kinaathiri muundo wa shirika, ambayo ni muhimu kuelezea viungo vyote vya shirika, vinavyoonyesha utawala, utendaji na mbinu.utii, maeneo ya shughuli, kazi zilizofanywa, kanuni za mahusiano. Mpango wa mtiririko wa kazi pia umeundwa.
- Kuanzishwa kwa kitengo cha ukaguzi wa ndani.
- Uendelezaji wa taratibu za kawaida. Hutoa uundaji wa maagizo rasmi ya udhibiti wa shughuli maalum za kiuchumi na kifedha. Ni muhimu kwa ajili ya kutathmini kiwango cha ubora (uaminifu) wa taarifa, usimamizi bora wa rasilimali na kurahisisha mahusiano kati ya wataalamu.
Kwa nini udhibiti wa ndani na ukaguzi ni muhimu?
Umuhimu wa uamuzi kama huo unaweza kuonyeshwa katika nadharia zifuatazo:
- Huruhusu baraza kuu kuhakikisha udhibiti mzuri wa vitengo vya kibinafsi vya shirika.
- Ukaguzi na uchanganuzi unaolengwa unaofanywa na wakaguzi hurahisisha kutambua akiba ya uzalishaji na kuweka msingi wa kuongeza ufanisi, pamoja na maeneo yanayotia matumaini ya maendeleo.
- Wataalamu ambao zoezi la udhibiti mabegani mwao mara nyingi hufanya kazi za ushauri kuhusiana na uhasibu na huduma za kifedha na kiuchumi, pamoja na maafisa wa shirika kuu, matawi yake na matawi yake.
Katika hali kama hizi, kama sheria, mpango mmoja wa jumla hutumiwa ili kuhakikisha ufikiaji wa juu na ufanisi. Inaonekana kitu kama hiki:
- Maswala mahususi yatakayoshughulikiwa na idara ya ukaguzi wa ndani yametambuliwa na kufafanuliwa kwa uwazi. Kwao, mfumo wa malengo huundwa, unaolinganasera ya kampuni.
- Jukumu kuu zinazohitajika ili kufikia malengo zimebainishwa.
- Kuchanganya aina sawa ya viashirio katika vikundi, na kuunda kwa misingi yao vitengo vya kimuundo vinavyobobea katika uchakataji, utekelezaji na mafanikio yao.
- Mpango wa uhusiano unatengenezwa ambao unafafanua wajibu, haki na wajibu. Hili linahitaji kushughulikiwa kwa kila kitengo cha muundo, kuweka kumbukumbu za matokeo katika kanuni na maelezo ya kazi.
- Muunganisho wa vipengele vyote vya mfumo kuwa kitu kimoja. Uamuzi wa hali ya shirika.
- Ujumuishaji wa idara ya ukaguzi wa ndani katika sehemu zingine za muundo wa usimamizi wa biashara.
- Maendeleo ya viwango vya kazi vya ndani.
Baada ya hapo, tunaweza kuzungumza kuhusu kufanya ukaguzi wa ndani.
Kuhusu kanuni na mahitaji
Ni nini kinahitaji kufanywa ili kupata mfumo mzuri? Ili kufanya hivyo, ni muhimu kuhakikisha uzingatiaji wa pointi zifuatazo:
- Kanuni ya uwajibikaji. Inaeleza kuwa kunapokuwa na ukaguzi wa ndani, mtu (kikundi cha watu) wanaofanya ukaguzi wanapaswa kubeba jukumu la kinidhamu, kiutawala na kiuchumi kwa utendaji usiofaa wa majukumu yao.
- Kanuni ya mizani. Imeunganishwa kwa njia isiyoweza kutenganishwa na ile iliyotangulia. Inasema kuwa mkaguzi hawezi kupewa kazi za udhibiti bila kutoa njia za kuzitekeleza. Pia, hakuna chochote cha ziada kinafaa kutolewa ambacho hakitatumika katika shughuli ya kazi.
- Kanuni ya kuripoti kwa wakati upotovu. Anasema kwamba taarifa zozote za ziada zitakazofichuliwa katika kipindi ambacho ukaguzi wa ndani unafanywa zinapaswa kuhamishiwa kwa kiungo cha usimamizi haraka iwezekanavyo. Ikiwa hitaji hili halitafikiwa na mikengeuko isiyofaa ikizidishwa, basi maana yenyewe ya udhibiti itapotea.
- Kanuni ya mawasiliano kati ya mifumo inayosimamiwa na inayoongoza. Inasema kuwa mfumo wa udhibiti unapaswa kunyumbulika vya kutosha ili kuruhusu uthibitishaji wa data unaofaa na wa kutosha.
- Kanuni ya uchangamano. Inasema kwamba udhibiti kamili wa ndani na ukaguzi unapaswa kujumuisha vitu vya aina tofauti.
- Kanuni ya mgawanyo wa majukumu. Inatoa mgawanyo wa majukumu kati ya wataalamu kwa njia ambayo wanapunguza matumizi mabaya ya mamlaka na hairuhusu watu binafsi kuficha ukweli wa shida.
- Kanuni ya idhini na ruhusa. Inatoa kwamba uratibu rasmi wa shughuli zote za kifedha na kiuchumi zinazoendelea na maafisa husika walio ndani ya mamlaka yao uhakikishwe.
Masharti ya Msingi kwa Mafanikio
Tumeshughulikia ukaguzi wa ndani vizuri sana. Sifa zinazohitajika ili kuongeza kiwango cha ufanisi ni:
- Dai ya ukiukaji. Hutoa hitaji la kuunda hali mahususi zinazoweka shirika au mfanyakazi wake (kikundi chao) katika hali mbaya na kuchochea uondoaji wa mikengeuko.
- Kuepuka umakini mkubwa wa vidhibiti vya msingi kwa mtu mmoja ambavyo vinaweza kusababisha kuripoti vibaya na/au matumizi mabaya.
- Inahitaji maslahi ya utawala. Ushirikiano wa haki na wa pande zote wa maafisa wa udhibiti na usimamizi lazima uhakikishwe.
- Mahitaji ya kufaa (kukubalika) kwa mbinu ya udhibiti wa ndani. Hutoa kwamba malengo na malengo lazima yawe ya kimantiki na yanayofaa, pamoja na usambazaji wa majukumu yanayotekelezwa.
- Mahitaji ya uboreshaji na maendeleo endelevu. Baada ya muda, hata njia za juu zaidi zinakuwa za kizamani. Kwa hivyo, ni lazima mfumo uwe rahisi kunyumbulika na kuzoea kazi mpya, hata ukiwa na marekebisho.
- Sharti la Kipaumbele. Udhibiti wa utendakazi mdogo usisumbue kutoka kwa kazi muhimu sana.
- Kutenga hatua za udhibiti zisizo za lazima. Ni muhimu kupanga shughuli kwa busara, bila kutumia fedha za ziada na kazi.
- Sharti la jukumu moja. Sharti la kuchukua hatua na uchunguzi litoke kwa kituo kimoja (mtu binafsi au kikundi mahususi).
- Mahitaji ya udhibiti. Ufanisi wa mfumo wa uangalizi wa ndani unategemea moja kwa moja ni matatizo ngapi yalitabiriwa na hati za udhibiti.
- Sharti la ubadilishanaji unaowezekana wa utendaji. Ikiwa huluki moja ya udhibiti wa ndani imejiondoa kwa muda kutoka kwa mchakato wa ukaguzi, hii haipaswi kuathiri vibaya taratibu au kukatiza shughuli.
Kwenye ufanisi na ufanisi
Inapolinganisha ukaguzi wa nje na wa ndani, kambi mbili muhimu huunda, kila moja ikiwa na maono yake ya kile kinachofaa zaidi. Wanaunga mkono misimamo yao kwa hoja zenye uzito wa kutosha. Kwa hivyo, ukaguzi mzuri wa ndani unaweza kutegemea ujuzi wa taratibu za ndani katika shirika na kutambua pointi nyingi zinazoweza kuwa hatari au za kuahidi, wakati ushiriki wa wataalamu wa nje unaruhusu kupunguza huruma ya kibinafsi na kuhakikisha kutopendelea kwa ukaguzi. Kwa ujumla, kila shirika, kulingana na hali, hufanya uamuzi huru kuhusu huduma za nani zitatumia, lakini ni juu ya wasimamizi kuboresha matokeo ya kazi zao.
Jinsi ya kuboresha utendaji wa udhibiti wa ndani?
Sote tunataka zaidi na rasilimali chache. Je, inawezekana kuzingatia mchakato wa ukaguzi wa ndani na kuongeza ufanisi wake? Kabisa. Nini kifanyike kwa hili? Chaguo rahisi ni kuendeleza kanuni za maadili na viwango vya kitaaluma. Ikiwa yanatosha, basi moja ya maadhimisho yao yataruhusu kufikia ubora wa juu wa kazi.
Aidha, wasimamizi wakuu wanapaswa kukagua mara kwa mara mfumo wa udhibiti wa ndani. Wakaguzi wanapaswa kufanya nini? Picha yao bora ni ipi? Taasisi ya Wakaguzi wa Ndani imekuwa ikifanya kazi nchini Marekani tangu 1941. Katika Shirikisho la Urusi, muundo huu unaanza kujitokeza, kwa hiyo tunatumia uzoefu wa wenzake wa kigeni. Taasisi ya Wakaguzi wa Ndaniilitoa idadi ya hati za mapendekezo, ambapo dau kuu liko kwenye:
- Kujitegemea. Utendaji usio na upendeleo wa majukumu yao na usemi wa maamuzi ya kusudi huonyeshwa. Wakati huo huo, hauitaji kutegemea maamuzi ya wenzako.
- Lengo. Hatua hii inafuata moja kwa moja kutoka kwa uliopita. Lengo linahitaji kwamba kazi ifanywe kwa ustadi na uadilifu. Wakati wa kuandaa ripoti, mtaalamu lazima atenganishe kwa uwazi ukweli na uvumi.
- Uaminifu. Hii ina maana kwamba wakaguzi wa ndani hawapaswi kujihusisha na shughuli zisizofaa au zisizo halali kimakusudi ambazo zinaweza kusababisha matokeo kufutiliwa mbali.
- Wajibu. Inachukuliwa kuwa mtaalamu lazima afanye kazi tu ndani ya uwezo wao na uwezo wa kitaaluma. Ni lazima pia awajibike kwa matendo yake.
- Faragha. Uangalifu lazima uchukuliwe katika matumizi ya taarifa zinazopatikana wakati wa kazi.
Mfano wa mwisho
Huo ndio mwisho wa makala. Tayari tumeangalia ukaguzi wa ndani ni upi. Mfano utaunganisha maarifa yaliyopatikana. Wacha tuseme tuna muundo wa kibiashara. Ghafla, kushuka kwa mapato huanza kurekodiwa, ingawa mzigo wa kazi na mauzo hayajabadilika. Ili kujua sababu, ukaguzi wa ndani wa kifedha huanza. Hapo awali, kuna kufahamiana na nyaraka zinazoelezea harakati za fedha,shughuli na kadhalika. Usahihi wa muundo na kutokuwepo kwa ishara za kughushi zinasomwa. Ikiwa katika kesi hii hakuna chochote cha tuhuma kinachoweza kupatikana, basi ukaguzi wa ndani wa kifedha unaendelea hadi hatua ya upatanisho wa hali halisi na hali iliyoonyeshwa kwenye nyaraka. Kwa mfano, inakagua kwenye ghala ikiwa vifaa vilivyoonyeshwa, tupu, vipande vya vifaa vipo. Tahadhari pia hulipwa kwa bidhaa za matumizi. Kwa hiyo, ikiwa gari moja husafiri kilomita 100 kwa siku na wakati huo huo itaweza kutumia lita 50 za petroli, hii inapaswa kuwa ya shaka. Ni muhimu kujifunza kwa makini vipengele vyote vinavyowezekana vya tukio la uhaba, taka na wizi. Baada ya ukaguzi wa ndani kukamilika, nyaraka zinapaswa kuwasilishwa mara moja kwa wasimamizi wakuu ili kuzuia kuongezeka kwa masuala yaliyotambuliwa na kuwezesha kupitishwa kwa hatua za haraka za kurekebisha.
