Wakati wa kuwasilisha matokeo ya kazi, ni muhimu sana kuandaa rufaa yako kwa hadhira, kwa kuzingatia mahitaji ya kimsingi ya mawasiliano ya mdomo. Muundo wa ripoti hutoa uwasilishaji wazi na mafupi wa habari ambayo inatambulika kwa urahisi na watazamaji. Kwa mujibu wa hili, ni muhimu kufuata sheria za uwasilishaji wa ripoti, ambayo itasaidia kufanya hotuba yako kuvutia.
Lengo kuu la mzungumzaji kimsingi ni:
- kuwafahamisha wasikilizaji kuhusu jambo fulani katika muda mfupi;
- onyesha nyenzo za kuona (michoro, grafu, chati…);
- jaribu kuwasilisha taarifa kwa njia zinazofikika kwa urahisi zaidi;
- ili kuangaza taarifa muhimu na muhimu zaidi kutoka kwa juzuu zima, wasilisha data na ukweli ili iwe rahisi kukumbuka.
Kulingana na madhumuni, mada, uwanja wa shughuli ambamo imechapishwa, muundo wa ripoti pia hutegemea. Unaweza kuandika ujumbe kwa njia ya bure na pia kuishi kwa uhuru kwa mzungumzaji wakati wa maandamano. Wakati mwingine ni muhimu kuzingatiavitalu vya ujenzi vinavyohitajika.
Kwa mfano, muundo wa ripoti katika nyanja ya kisayansi kila wakati huwa na muundo na sawa na kazi ya kisayansi ambayo uwasilishaji unapendekezwa.
Hebu tuangalie vipengele vikuu vya ripoti. Kwa mfano, hebu tuchukue muundo wa ripoti inayowakilisha kazi ya kisayansi. Kanuni sawa ya vitendo inafaa kwa kuandaa ripoti kuhusu mada yoyote.
- Maandishi lazima yaanze kwa salamu. Kwa mfano: "Wapendwa waliohudhuria, wanachama wa tume, wageni (hapa unapaswa kuorodhesha makundi makuu ya watu waliopo, kulingana na hali ya tukio)!"
- Ili kuwafahamisha waliopo na kichwa wazi cha mada ya ripoti. Unaweza kufanya hivi: "Usikivu wako umealikwa kwa ripoti juu ya mada … Acha nianze na …" (Ikiwa hii ni mada ya kisayansi, basi unaweza kuanza na umuhimu wa mada iliyopendekezwa, kisha uendelee kwa lengo, kazi, na kisha kwa mapitio ya mchakato na matokeo).
- Zaidi ya hayo, baada ya sehemu ya utangulizi, unaweza kuanza kueleza upya mchakato mkuu wa utafiti wa kisayansi (masoko, n.k.). Inapendekezwa kusisitiza mpito huu kwa maneno. Itakuwa rahisi kwa hadhira kuelekeza, na itakuwa rahisi kwako kuweka umakini wao. Inaweza kutayarishwa kama ifuatavyo: “Sasa acha niendelee na matokeo kuu ya utafiti. Hebu sasa nitangaze hatua za utafiti wetu kwa undani zaidi.”
- Itakuwa vizuri sana kugawa taarifa zote katika vizuizi. Hii inaweza kufanyika kwa kupendekeza kwamba mchakato mzima uzingatiwe katika hatua tofauti. Kwa mfano: "Utafiti juu ya mada … ulifanyika katikahatua kadhaa. Sasa tutazungumza kwa ufupi juu yao. Kwa hivyo, katika hatua ya kwanza, tuligeukia… ".
Sehemu hii ya ripoti ndiyo yenye taarifa zaidi, ndefu zaidi, kwa hivyo unahitaji kuhakikisha kuwa maslahi ya hadhira hayafichiki. Nyenzo mbalimbali za uwasilishaji zilizo na grafu, michoro, vielelezo, n.k. zitakusaidia katika hili.
Lakini ikumbukwe kwamba wingi wao unaweza kuwachosha zaidi watazamaji na kusababisha kuudhika. Kwa hivyo, inafaa kuchagua slaidi muhimu zaidi na muhimu ambazo huimarisha usemi wako, na epuka picha za kila aina ambazo mtu hatakuwa na wakati wa kuziona, achilia mbali kuzielewa.
- Inafaa kuzingatia kwamba unahitaji kuelewa kwa uwazi ni kielelezo kipi kinaambatana na maandishi. Lazima zilingane na kukamilishana. Katika maandishi ya ripoti nzima, ni muhimu kuandika vidokezo kuhusu kile ambacho slaidi inapaswa kuwa kwenye skrini unapotamka maneno fulani.
- Mwishoni mwa ripoti, ni muhimu kufanya muhtasari wa mambo muhimu zaidi, ili kufanya hitimisho la kimantiki. Kusema kwa ufupi. ulipata nini katika hitimisho lako, ni njia gani za maendeleo unaona zaidi.
- Hakikisha unatoa shukrani kwa umakini wako, jitolee ili kuendelea na mjadala.
Kwa kumalizia, tunaweza kusema hivi: “Shukrani (kwa mtu) kwa nafasi ya kuzungumza, kwa wale waliopo kwa umakini wao. Ninapendekeza kuendelea na kujadili matokeo yaliyowasilishwa.”
Kama unavyoona, muundo wa ripoti unapaswa kuwa na muundo iwezekanavyo. Hii niitamsaidia mzungumzaji mwenyewe kuelekeza habari kwa urahisi, kujibu maswali, kuwa na uwezo wa kurejea maandishi tena na tena ikiwa ni hoja za majadiliano, na vilevile wakati wa mjadala mzima.
